技術服務項目

• 檔案數(shù)字化加工服務
• 檔案信息系統(tǒng)建設服務
• 電子辦公系統(tǒng)建設服務
• 檔案信息系統(tǒng)維護服務
• 辦公系統(tǒng)維護服務
• 文件資料掃描加工服務
• 專業(yè)數(shù)據(jù)處理服務
• ...

檔案紙質化技術術語和定義

1.數(shù)字化digitization

用計算機技術將模擬信號轉換為數(shù)字信號的處理過程

2.紙質檔案數(shù)字化digitization 0f paper-based records

采用掃描儀或數(shù)碼相機等數(shù)碼設備對紙質檔案進行數(shù)字化加工， 將其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。

3.數(shù)字圖像digital image

表示實物圖像的整數(shù)陣列。 一個二維或更高維的采樣并量化的函數(shù)，由相同維數(shù)的連續(xù)圖像產(chǎn)生。在矩陣(或其他)網(wǎng)絡上采樣——連續(xù)函數(shù)， 并在采樣點上將值最小化后的陣列。

4.黑白二值圖像binary image

只有黑白兩級灰度的數(shù)字圖像。它對應于黑白兩種狀態(tài)的文字稿、線條圖等。

5.連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像continuou-stone still image

以多于兩級灰度的不同濃淡層次或以不同顏色通道組合成的靜態(tài)數(shù)字圖像。 在紙質檔案數(shù)字化過程中，通常表現(xiàn)為灰度掃描和彩色掃描兩種模式。

6.分辨率resolution

單位長度內(nèi)圖像包含的點數(shù)或像素數(shù)，一般用每英寸點數(shù)(dpi)表示。

7.失真度distortion measure

對檔案進行數(shù)字化轉換后，數(shù)字圖像與檔案原件在色彩、幾何等方面的偏離程度。

8.可值度intelligibility

數(shù)字圖像向人或機器提供信息的能力。

9 . 圖像壓縮image compression

清除圖像冗余或對圖像近似的任一種過程，其目的是對圖像以更緊湊的形式表示。紙質檔案數(shù)字化過程中，較常見的有TIFF(G4)、JPEG等壓縮格式。

紙質檔案數(shù)字化基本要求

1.基本原則

紙質檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源準確、方便、快捷地提供利用， 使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會對檔案利用的需求。

2.數(shù)字化對象的確定原則

應當對所要進行數(shù)字化的對象按照一定的原則和方法進行確認，只有符合一定要求的紙質檔案文獻才能進行數(shù)字化。

2．1.符合國家法律法規(guī)的原則

紙質檔案的數(shù)字化，必須符合國家檔案開放規(guī)定以及有關規(guī)定。

2．2.價值性原則

屬于歸檔范圍且應永久或長期保存的、社會利用價值高的檔案可列入數(shù)字化加工的范圍。

3.基本環(huán)節(jié)

紙質檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)主要包括：檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。

4.過程管理

4．1.應加強紙質檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的安全保密管理機制，確保檔案原件和數(shù)字化檔案信息的安全。

4．2.紙質檔案數(shù)字化的各個環(huán)節(jié)均應進行詳細的登記，并及時整理、匯總，裝訂成冊，在數(shù)字化工作完成的同時建立起完整、規(guī)范的記錄。

檔案整理

在掃描之前，根據(jù)檔案管理情況，按下述步驟對檔案進行適當整理，并視需要作出標識，確保檔案數(shù)字化質量。

1.目錄數(shù)據(jù)準備

按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18)等的要求，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。 包括確定檔案目錄的著錄項、字段長度和內(nèi)容要求。如有錯誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、責任者、起止頁號和頁數(shù)等，應進行修改。

2.拆除裝訂

在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進行的檔案，應拆除裝訂物。拆除裝訂物時應注意保護檔案不受損害。

3.區(qū)分掃描件和非掃描件

按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是：無關和重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不掃描原稿。

4.頁面修整

破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案，應先進行技術修復，折皺不平影響掃描質量的原件應先進行相應處理(壓平或熨平等)后再進行掃描。

5.檔案整理登記

制作并填寫紙質檔案數(shù)字化加工過程交接登記表單，詳細記錄檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數(shù)。

6.裝訂

掃描工作完成后，拆除過裝訂物的檔案應按檔案保管的要求重新裝訂。恢復裝訂時，應注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準確、無遺漏。

檔案掃描

1.掃描方式

1．1.根據(jù)檔案幅面的大小(A4、A3、A0等)選擇相應規(guī)格的掃描儀或專業(yè)掃描儀(如工程圖紙可采用0號圖紙掃描儀)進行掃描。 大幅面檔案可采用大幅面數(shù)碼平臺，或者縮微拍攝后的膠片數(shù)字化轉換設備等進行掃描，也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理。

1．2.紙張狀況較差，以及過薄、過軟或超厚的檔案，應案，以及頁面為多色文字的檔案，可采用灰度模式掃描。方式以提高工作效率。

2．掃描色彩模式

2．1.掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。

2．2.頁面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案．可采用黑白二值模式進行掃描。

2．3.頁面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁面為多色文字的檔案，可以采用灰度模式掃描。

2．4.頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可視需要采用彩色模式進行掃描。

3.掃描分辨率

3．1.掃描分辨率參數(shù)大小的選擇，原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準。

3．2.采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對檔案進行掃描時，其分辨率一般均建議選擇大于或等于100dpi。 特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當提高分辨率。

3．3.需要進行OCR漢字識別的檔案，掃描分辨率建議選擇大于或等于200dpi。

4.掃描登記

認真填寫紙質檔案數(shù)字化轉換過程交接登記表單，登記掃描的頁數(shù)， 核對每份文件的實際掃描頁數(shù)與檔案整理時填寫的文件頁數(shù)是否一致，不一致時應注明具體原因和處理方法。

圖像數(shù)據(jù)質量檢查

1.對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進行檢查

發(fā)現(xiàn)不符合圖像質量要求時，應重新進行圖像的處理。

1．1.根據(jù)檔案幅面的大小(A4、A3、A0等)選擇相應規(guī)格的掃描儀或專業(yè)掃描儀(如工程圖紙可采用0號圖紙掃描儀)進行掃描。 大幅面檔案可采用大幅面數(shù)碼平臺，或者縮微拍攝后的膠片數(shù)字化轉換設備等進行掃描，也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理。

1．2.由于操作不當，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時，應重新掃描。

1．3.發(fā)現(xiàn)文件漏掃時，應及時補掃并正確插入圖像。

1.4.發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應及時進行調(diào)整。

1．5.認真填寫相關表單，記錄質檢結果和處理意見。

2.糾偏

對出現(xiàn)偏斜的圖像應進行糾偏處理，以達到視覺上基本不感覺偏斜為準。對方向不正確的圖像應進行旋轉還原，以符合閱讀習慣。

3.去污

對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質量的雜質，如黑點、黑線、黑框、黑邊等應進行去污處理。處理過程中應遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。

4.圖像拼接

對大幅面檔案進行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應進行拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。

5.裁邊處理

采用彩色模式掃描的圖像應進行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲空間。

圖像存儲

1．存儲格式

1．1．采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用TIFF(G4)格式存儲。采用灰度模式和彩色模式掃描的文件，一般采用JPEG格式存儲。 存儲時的壓縮率的選擇，應以保證掃描的圖像清晰可讀的前提下，盡量減小存儲容量為準則。

1．2．提供網(wǎng)絡查詢的掃描圖像，也可存儲為CEB、PDF或其他格式。

2．圖像文件的命名

2．1．紙質檔案目錄數(shù)據(jù)庫中的每一份文件，都有一個與之相對應的唯一檔號，以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。

2．2．多頁文件可采用該檔號建立相應文件夾，按頁碼順序對圖像文件命名。

目錄建庫

1．數(shù)據(jù)格式選擇

目錄建庫應選擇通用的數(shù)據(jù)格式。所選定的數(shù)據(jù)格式應能直接或間接通過XML文檔進行數(shù)據(jù)交換。

2．檔案著錄

按照《檔案著錄規(guī)則》（DA／T18)的要求進行著錄，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。

3．目錄數(shù)據(jù)質量檢查

采用人工校對或軟件自動校對的方式，對目錄數(shù)據(jù)庫的建庫質量進行檢查。 核對著錄項目是否完整、著錄內(nèi)容是否規(guī)范、準確，發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應要求進行修改或重錄。

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